Am 15. Januar geht die „ePA für alle“ zunächst in den Modellregionen an den Start. Doch schon bald soll sie in allen Praxen zum Einsatz kommen. Was ist jetzt zu tun? Was müssen Sie wissen? Die wichtigsten Antworten finden Sie hier:
Wann startet die ePA für alle?
Am 15. Januar startet die ePA für alle in den Modellregionen Hamburg und Franken sowie in Teilen in NRW. Gleichzeitig wird die ePA für alle von den Krankenkassen für die Versicherten bereitgestellt.
Dieser Prozess soll nach bisherigen Plänen etwa vier Wochen dauern. In den Modellregionen wird geschaut, wie reibungslos die ePA im Praxisbetrieb läuft, gegebenenfalls wird nachgebessert. Erst nach dem Okay aus den Testregionen soll der bundesweite Roll-out starten. Das hat das Bundesgesundheitsministerium zugesichert. Da der Entwicklungsstand der ePA im Herbst 2024 hinter dem ursprünglichen Zeitplan etwas zurück war, wird nach Auskunft aus einigen KVen damit gerechnet, dass der Roll-out der ePA für alle erst einige Monate später umgesetzt werden wird. Ob dies tatsächlich so sein wird, entscheidet sich während des Testbetriebs in den Modellregionen.
Was gehört bei Erstbefüllung in die ePA?
Erstbefüllung der ePA – das heißt, dass tatsächlich das allererste Mal Daten in die ePA einer Patientin bzw. eines Patienten durch einen Leistungserbringer eingestellt werden. Dabei geht es aber nur um Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung. Es ist nicht notwendig, bei der Erstbefüllung alle Daten aus der Patientenakte im eigenen Praxisverwaltungssystem in die ePA zu laden.
Muss ich alte Dokumente in die ePA laden?
Nein. Medizinisches Personal ist nicht verpflichtet, ältere Dokumente in die ePA zu übertragen. Versicherte haben die Möglichkeit, ältere Dokumente selbstständig über die ePA-App hinzuzufügen. Alternativ können sie ihre Krankenkasse beauftragen, die ePA mit diesen Dokumenten zu befüllen, heißt es von der gematik.
Diese Unterstützung können Versicherte bis zu zweimal innerhalb von 24 Monaten für jeweils bis zu zehn Dokumente in Anspruch nehmen. Voraussetzung dafür ist, dass die Versicherten ihrer Krankenkasse die entsprechenden Dokumente bereitstellen. Die Krankenkasse löscht diese Daten bei sich wieder, nachdem sie in die ePA übermittelt und dort gespeichert wurden.
Welche Dokumente muss ich in die ePA laden?
Es geht in erster Linie um Befundberichte. Dazu gehören Laborbefunde, Bildbefunde – zunächst nicht das Bild selbst – und E-Arztbriefe. Diese müssen zu Beginn noch aktiv von der Praxis hochgeladen werden.
Auf Wunsch von Patienten müssen zudem folgende Daten in die ePA eingestellt werden: Daten aus strukturierten Behandlungsprogrammen (DMP), eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie), Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen sowie eine elektronische Abschrift der vom Arzt oder Psychotherapeuten geführten Behandlungsdokumentation. Automatisiert wird zunächst die Medikationsliste in die ePA eingespeist. Im nächsten Schritt soll der E-Medikationsplan folgen.
Wie wird die Medikationsliste funktionieren?
Die ePA für alle wird eine Übersicht aller elektronisch verordneten und in der Apotheke ausgegeben Arzneimittel enthalten. Diese Medikationsliste wird automatisch erstellt und basiert auf den Daten des E-Rezepts.
Zum Start der ePA Anfang 2025 ist diese Medikationsliste leer; sie wird erst nach und nach befüllt. Es werden also keine Verordnungs- und Dispensierdaten von vor 2025 enthalten sein. Ab Mitte 2025 soll es dann zusätzlich einen elektronischen Medikationsplan in der ePA geben, eine Zusammenstellung der aktuellen Medikation. Zur Aktualisierung bereits vorhandener Medikationspläne kann die Arztpraxis auf die Medikationsliste in der ePA zurückgreifen – ohne langes Suchen und ohne dass der Patient überlegen muss, welche Medikamente er derzeit einnimmt. Dasselbe gilt auch bei der Erstellung eines neuen Medikationsplans.
Wie lange haben Ärzte Zugriff auf die ePA?
Mit dem Stecken der Versichertenkarte erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Dieses Zugriffsrecht besteht fort, wenn der Patient die Praxis verlassen hat, es muss dafür keine elektronische Gesundheitskarte gesteckt sein.
Für einen reibungslosen Zugriff auf die Daten ist mit der ePA für alle neu eingeführt worden: Patienten müssen zu keinem Zeitpunkt eine PIN eingeben, damit eine Praxis auf die Daten zugreifen kann. Von Sicherheitsexperten ist diese neue Regelung kritisiert worden. Patienten können allerdings über die ePA-App die Zugriffszeit einer Praxis auf die ePA beliebig verlängern (auch ein dauerhafter Zugriff kann gewährt werden) oder auch verkürzen. Wenn es keine Änderung gibt, gilt automatisch, dass nach Ablauf von 90 Tagen die Versichertenkarte erneut gesteckt werden muss, wenn eine Praxis auf die ePA zugreifen will.
Werden Zugriffe auf die ePA protokolliert?
Patientinnen und Patienten können über die ePA-App ihrer Krankenkasse jede Interaktion in ihrer Patientenakte eigenständig nachvollziehen, zum Beispiel Änderungen, zusätzlich eingefügte Daten oder auch Zugriffe und Downloads durch Praxen. Wer nicht mit der ePA-App arbeitet, kann auch über Ombudsstellen der Krankenkassen Einsicht in die Protokolleinträge beantragen, schreibt die gematik.
Was müssen Ärzte bei Aufklärung und Dokumentation beachten?
Ärztinnen und Ärzte haben ihre Patienten darüber zu informieren, dass sie Pflichtinhalte in die ePA einstellen. Dafür reicht ein Aushang in der Praxis oder auch ein Handout, der am Empfang ausliegt. Es gibt allerdings Ausnahmen: Bei Ergebnissen von genetischen Untersuchungen muss eine Patientin oder ein Patient explizit in die Einstellung einwilligen. Diese Einwilligung ist auch in der praxiseigenen Patientenkartei im Praxisverwaltungssystem (PVS) zu dokumentieren. Bei psychischen Erkrankungen, Schwangerschaftsabbrüchen oder sexuell übertragbaren Erkrankungen, also besonders sensiblen Daten, sind Patienten auf ein Widerspruchsrecht hinzuweisen. Auch ein solcher Hinweis ist in der eigenen Kartei zu dokumentieren.
Wie lange dauert es, die Daten in die ePA zu laden?
Ärzte und Psychotherapeuten müssen keine gesonderte Dokumentation für die ePA erzeugen. Vielmehr sollen sie Kopien, zum Beispiel von Arztbriefen oder Befundberichten, in die ePA übermitteln und dort speichern.
Die KBV setzt sich dafür ein, dass der Vorgang des Übertragens von Daten in die ePA mithilfe des Praxisverwaltungssystems so gestaltet wird, dass für die Praxen nur minimaler zusätzlicher Aufwand entsteht. Diese Forderung wird allerdings zu Beginn nicht vollständig erfüllbar sein. Zudem könnte der Aufwand je nach PVS-Anbieter unterschiedlich hoch sein. In Webinaren der Anbieter konnten und können sich Praxisteams bereits vorab informieren, wie das Hoch- und Runterladen von Daten funktioniert und wie lange es in der Regel dauert.
Können Aufgaben rund um die ePA an MFA delegiert werden?
Wenn ein Versicherter nicht widersprochen hat, ist eine medizinische Institution wie eine Arztpraxis berechtigt, auf die E-Patientenakte zuzugreifen, so lange er oder sie in Behandlung ist (90-Tage-Frist). Gesetzlich ist vorgesehen, dass in diesem Fall auch „berufsmäßige Gehilfen“ Ärztinnen und Ärzte bei der Arbeit mit der ePA unterstützen dürfen.
Hierunter fallen beispielsweise Medizinische Fachangestellte (MFA) oder auch Zahnmedizinische Fachangestellte. Diese dürfen auch Daten in die ePA hochladen oder aus der ePA in das Praxissystem herunterladen. Das gilt auch dann, wenn ein Patient sich nicht mehr in der Praxis aufhält.
Brauchen Dokumente eine digitale Signatur?
Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) kann von Behandelnden eingesetzt werden, um Dokumente rechtssicher zu signieren. Bestimmte Dokumente in der ePA für alle erfordern eine solche Signatur, zum Beispiel E-Arztbriefe. Die QES ist einer handschriftlichen Unterschrift auf einem Papierdokument gleichgestellt. Nach Auskunft der gematik sind bei anderen Dokumenten im ePA-Kontext keine Signaturen mit einem Heilberufsausweis notwendig.
Für wen sind die Abrechnungsdaten in der ePA einsehbar?
Die Abrechnungsdaten – also das, was Ärztinnen und Ärzte oder andere Leistungserbringer für eine Behandlung abgerechnet haben – werden automatisch durch die Kasse in die ePA eingestellt, wenn Versicherte dem Service nicht widersprechen. Nach Auskunft der Techniker Krankenkasse können damit alle, die Zugriff auf die ePA haben, auch die Abrechnungsdaten sehen. Versicherte haben aber die Möglichkeit, diese Daten zu verbergen. In dem Fall können nur Versicherte selbst oder eine Betreuerin oder Betreuer sehen, was für eine Behandlung abgerechnet worden ist.
Kann ich die Erstbefüllung einer ePA abrechnen?
Ja, es gibt eine „Zusatzpauschale ePA-Erstbefüllung“ (Gebührenordnungsposition GOP 01648, 89 Punkte, 11,03 Euro nach aktuellem Orientierungswert). Diese ist erst kurz vor Jahresende nochmals vorläufig bis Ende 2025 verlängert worden, nachdem erst jetzt der Start der ePA für alle ansteht und nur wenige Versicherte zuvor eine ePA haben anlegen lassen.
Dabei geht es um die „erstmalige Übermittlung medizinischer Daten in eine elektronische Patientenakte durch einen Leistungserbringer“, wie es in der sogenannten „ePA-Erstbefüllungsvereinbarung“ von GKV-Spitzenverband mit der KBV, der KZBV und der Deutschen Krankenhausgesellschaft heißt. Übermittelt werden müssen nur medizinische Daten, „sofern diese nach Einschätzung des Leistungserbringers im Zusammenhang mit dem aktuellen Behandlungskontext stehen und der Versicherte deren Aufnahme in die elektronische Patientenakte wünscht“.
Welche Sanktionen können auf Ärzte und Hersteller zukommen?
Die Sanktionen, die Praxen ab 15. Januar beziehungsweise ab dem Zeitpunkt des bundesweiten Roll-outs nach erfolgreichem Abschluss der Tests in den Modellregionen gedroht hätten, wenn sie kein ePA-Modul installiert haben, sind zunächst ausgesetzt. Das hat das BMG der Kassenärztlichen Bundesvereinigung laut Angaben der Körperschaft zugesichert.
Ab dem bundesweiten Roll-out drohen allerdings weiterhin Sanktionen, die mit dem Digitalgesetz beschlossen worden sind. Ärzte, die kein Modul für die ePA 3.0 installiert haben, kann die TI-Pauschale um 50 Prozent gekürzt werden.
Die KV kann über die Abrechnungsdaten sehen, ob das Modul installiert ist oder nicht. Zusätzlich gilt, dass das Honorar um ein Prozent gekürzt wird. Ob ein installiertes ePA-Modul genutzt wird oder nicht, wird nach Auskunft der KVen nicht geprüft und auch nicht sanktioniert.
Um den Druck auf die Hersteller zu erhöhen, ePA-Module nach gematik-Kriterien zu entwickeln, wurde sogar eine sehr harte Sanktion zusätzlich eingeführt: Wer ein mit der ePA inkompatibles PVS nutzt, muss sogar mit einem Abrechnungsverbot rechnen. Die Konformitätskriterien sind für Hersteller zunächst noch relativ leicht zu erfüllen, aber sie werden nach und nach verschärft. KVen kritisieren, dass nach dem Digitalgesetz einer Praxis keine Frist für den Wechsel eingeräumt wird. Über das Gesundheits-Digital-Agenturgesetz sollte ursprünglich eine solche Übergangsfrist geschaffen werden. Diese Änderung ist durch das Aus der Ampel-Koalition nicht mehr umgesetzt worden. Vorläufig wird es daher keine Kulanzregelung geben.
Was steckt am Ende in der ePA für alle drin?
Die ePA ist unterteilt in einen standardisierten und einen kassenindividuellen Bereich. Die Umsetzung im Frontend, also in der Ansicht für die Nutzerinnen und Nutzer in der ePA-App, kann dabei von Kasse zu Kasse variieren. Jede Kasse muss jedoch alle Basisfunktionen der ePA gewährleisten.
Zu den Basisinhalten der ePA: Sobald die ePA verpflichtend wird, sind Ärztinnen und Ärzte gehalten, Op-Berichte, E-Arztbriefe, Entlassbriefe, Laborbefunde, Befunde aus der bildgebenden Diagnostik und Befundberichte aus invasiven und chirurgischen sowie nicht invasiven oder konservativen Maßnahmen in die ePA ihrer Patientinnen und Patienten zu laden.
Hinzu kommen Ergebnisse genetischer Untersuchungen oder Analysen, wobei diese nur nach ausdrücklicher schriftlicher oder elektronischer Einwilligung durch die Patientin bzw. den Patienten in der ePA gespeichert werden dürfen. E-Rezept-Daten werden darüber hinaus automatisch direkt in die Medikationsliste der ePA übertragen. Weitere medizinische Inhalte können über medizinische Informationsobjekte, sogenannte MIO, in der Akte gespeichert werden. Voraussetzung ist, dass diese durch die Praxissoftware unterstützt werden. So können beispielsweise Impfeinträge in strukturierter Form in der neuen ePA gespeichert werden, so die gematik.
Welche Freiräume haben die Krankenkassen?
Der Gesetzgeber bietet den Kassen die Möglichkeit, die ePA um weitere kassenindividuelle Services und Angebote zu ergänzen. Diese können und sollen den Mehrwert einer aktiven Aktennutzung für die Nutzerinnen und Nutzer erhöhen.
Die TK beispielsweise bietet ihren Versicherten Services zum Thema Impfen, Vorsorge und Zahnvorsorge an und stellt die persönliche Gesundheitshistorie strukturiert dar.
Ein Zugriff der Krankenkasse auf medizinische Daten in der ePA ist verboten und nach der Spezifikation der Akte auch technisch unmöglich. Die Gesetzlichen Krankenkassen haben aber die Aufgabe, Daten zu den Leistungen, die ihre Versicherten in Anspruch genommen haben, samt deren Abrechnung – ob in einer Arztpraxis, beim Zahnarzt oder im Krankenhaus – in der ePA bereitzustellen. Das Einstellen dieser Abrechnungsdaten erfolgt nur nach vorheriger Zustimmung der Versicherten. Weitere Zugriffsrechte auf Inhalte der ePA haben die Krankenkassen nicht.
Nein. Die MIO sind strukturierte und klar definierte Dokumente, die nicht von den Kassen durch eigene Entwicklungen ersetzt werden können. Beispiel: Der Impfservice der TK bietet Versicherten die Möglichkeit, den eigenen Impfstatus zu verwalten und sich zu Impfungen zu informieren. Er ersetzt nach Auskunft der Ersatzkasse jedoch nicht das „Gelbe Impfheft“, also den aktuellen Impfpass auf Papier.
Muss ich als Arzt oder Ärztin alle Daten der ePA kennen?
Nein, entscheidend ist das anamnestische Gespräch als Basis für ärztliches Handeln. Das ist durchaus analog zum aktuellen Vorgehen: Wenn ein Patient mit einem Atemwegsinfekt in die Praxis kommt, muss sein Hausarzt oder seine Hausärztin auch nicht nach seinen Füßen fragen. Die ePA ist als Kommunikationsmittel zu verstehen, als Möglichkeit, um an zusätzliche Informationen zu kommen, nicht als zusätzliche Informationsquelle, die stets zu nutzen wäre. Vielmehr ist die ePA dazu da, um dann gezielt nachschauen zu können, wenn es einen Anlass gibt.
Wird die ePA zum PDF-Grab, in dem die Daten nur schwer zu finden sind?
Nein, eine Volltextsuche in der ePA wird zwar zunächst noch nicht möglich sein. Aber über Metadaten, beispielsweise über die Einrichtungen, die Daten eingestellt haben, oder nach Fachrichtung können die Daten gefiltert werden. Auch nach ICD-10 verschlüsselte Diagnosen können auf diese Weise gefunden werden. Auch nach Medikationsdaten kann bereits jetzt gesucht werden.
Wer bestimmt bei Kindern über die ePA?
Zu diesem Punkt gibt es noch einige Unklarheiten: So hat der Berufsverband der Kinder- und Jugendärzt*innen (BVKJ) kritisiert, dass es noch nicht geklärt sei, wie sich Ärztinnen und Ärzte bei der Befüllung der ePA verhalten sollen, wenn die Sorgeberechtigten differente Wünsche äußern, was in der ePA ihrer Kinder gespeichert werden soll. Auch sei unklar, ob der Widerspruch eines Elternteils ausreicht, damit erst gar keine ePA angelegt wird.
Der BVKJ kritisiert außerdem, dass die Befüllung der ePA von Kindern mit hochsensiblen Daten, die zu Stigmatisierung oder Diskriminierung führen könnten, für Ärzte verpflichtend ist, auch wenn diese überzeugt sind, dass dies nicht im Interesse des Kindes ist.
Fatal sei außerdem, dass Jugendliche unter 15 Jahren datenschutzrechtlich ihren Sorgeberechtigten gegenüber bisher ungeschützt sind, auch wenn sie ein berechtigtes Interesse auf Nichtinformation der Sorgeberechtigten äußern (zum Beispiel bei der Verordnung von Verhütungsmitteln). Auch hierfür gibt es laut BVKJ aktuell keine Lösung. Hochproblematisch sei außerdem, dass, wenn ein oder gegebenenfalls auch beide Elternteile das Sorgerecht verlieren, bislang nicht geklärt ist, wer die ePA-Nutzungsrechte diesen nicht mehr Sorgeberechtigten entzieht und umgehend sicherstellt, dass insbesondere im Kinderschutzfall Informationen nicht an nicht mehr Sorgeberechtigte gelangen, die unter Umständen das Kind gefährden können, so der BVKJ.
Wie werden Daten aus bereits existierenden alten Patientenakten in die ePA für alle überführt?
Die aktuellen kassenindividuellen ePA-Funktionen stehen den Nutzerinnen und Nutzern auch ab Januar 2025 weiterhin zur Verfügung. Bei der TK zum Beispiel der Impf- und Vorsorgeservice. Auch wenn die alten E-Patientenakten beim Übergang abgeschaltet werden, ist die Anlage einer ePA mit dem alten ePA-Modul also nicht sinnlos, sondern die Funktionalität bleibt erhalten.
Nach Auskunft aus Krankenkassen müssen sich die Versicherten mit alter ePA nur einmal neu einloggen, damit sei der Übergang von ePA 2.6 auf ePA 3.0 dann erledigt. Bei der Umstellung gehen auch nach Äußerungen aus der BARMER keine Daten verloren, weil die bereits gespeicherten Daten ab dem kommenden Jahr in die neu aufgelegte ePA automatisch übertragen werden.
Freier Zugriff
