Die Hausarztpraxis ist noch geschlossen, doch die Patientinnen und Patienten stehen schon vor der Tür Schlange. „Wir öffnen erst um 8 Uhr – und um sieben Uhr sind sie schon da“, sagt Iris Schluckebier. Doch was tun, um trotzdem stressfrei in den Praxistag zu starten?
Schluckebier, gelernte MFA mit 28 Jahren Berufserfahrung sowie Weiterbildung zu VERAH und NäPa, arbeitet seit 2008 als Referentin, fachliche Beraterin und Teilnehmerbetreuerin am PKV Institut in München. Das Institut entwickelt seit über 35 Jahren Fort- und Weiterbildungen speziell für Medizinische Fachangestellte und Zahnmedizinische Fachangestellte. Unlängst hatte es zum 17. MFA-Tag und ZFA-Tag geladen, rund 500 Teilnehmende waren der Einladung gefolgt.
Routine hinterfragen!
Hier stand Schluckebier nun gemeinsam mit Jana Brandt, seit 1994 Zahnarzthelferin sowie Fachautorin und Referentin, auf der Bühne und die beiden gaben Ratschläge für eine gelungene Morgenroutine. Warum die wichtig ist? Sie entscheidet – ergänzt durch eine gute Kommunikation – über einen positiven Start in den Tag, gibt dem ganzen Team Sicherheit, nimmt Entscheidungsstress, sorgt für mehr Qualität, gibt auch neuen Kolleginnen Struktur und schafft Ressourcen für die Überraschungen im Berufsalltag.
Routinen und Checklisten regelmäßig zu hinterfragen, mache die Abläufe dabei erst richtig gut, betont Iris Schluckebier. Vielleicht lasse sich die eine oder andere Tätigkeit, die bisher „immer schon morgens gemacht wurde“, auch mittags erledigen, wenn es in der Praxis ruhiger zugeht.
Doch wie umgehen mit den morgendlichen Warteschlangen vor der Praxis? Ein Patentrezept gibt es dafür wohl nicht. Die eine Praxis öffnet nur bei Regen ihre Türen früher, um tropfnasse Patienten im Wartezimmer zu vermeiden. Andere Praxen lassen 15 oder 30 Minuten vorher herein, verweisen aber deutlich darauf, dass die Ärzte erst um 8 Uhr kommen. Allerdings schildern mehrere MFA: Je früher man aufmache, desto früher stünden auch die Patienten vor der Praxis. Einige Kolleginnen nutzen morgens den Gebäudehintereingang, um sich an den Patienten vorbeizuschleichen.
Laufwege optimieren
Optimierte Laufwege in der Praxis etwa verhindern laut Brandt, dass sich Kolleginnen bei den morgendlichen Aufgaben in die Quere kommen und keine Strecken unnötig doppelt gelaufen werden. Praxishygiene schon am Abend kann funktionieren – allerdings nur, wenn auch die Putzkraft der Praxis gut eingearbeitet ist und genau weiß, was sie zu tun hat. „Im besten Fall ist sie vom Fach“, sagt Schluckebier.
Durchdacht sein sollte, wie der Anrufbeantworter in einer Praxis genutzt wird, wie sich im Gespräch mit Teilnehmerinnen zeigte. In den meisten Fällen startet lediglich eine Bandansage und informiert über Praxisöffnungszeiten und Notfallnummern.
Können Patienten Nachrichten hinterlassen, besteht das Risiko, dass sie auch bei einem Notfall nach Praxisschluss noch auf diesem Wege versuchen, den Hausarzt zu erreichen und nicht bedenken, dass der Anrufbeantworter vielleicht erst am nächsten Morgen abgehört wird. Einige Praxen setzen stattdessen bereits KI-Anwendungen ein: Die „schlauen Anrufbeantworter“ stellen den Patienten dann bereits erste Fragen und die Patienten können zielgerichtet zurückgerufen werden.
Auch verschiedene andere digitale Helferlein lassen sich gezielt einsetzen, um morgendlichen Stress zu nehmen: Etwa ein digitaler Aufgabenkalender, eine WhatsApp-Gruppe, um auch Teilzeitkolleginnen auf aktuellen Stand zu bringen oder bei mehreren Standorten verschiedene To-do-Listen.
“Wir sind auch wichtig”
Alle Kolleginnen abzuholen – ob in Teilzeit oder in mehreren Teilpraxen – sei ein zentraler Erfolgsfaktor effektiver Praxisabläufe. „Das kann sonst viel Zeit kosten – und die haben wir nicht“, betont ZFA Jana Brandt.
„Der Patient steht im Mittelpunkt. Aber wir sind auch wichtig“, betont Iris Schluckebier. „Wir brauchen fünf Minuten Zeit für uns. Um Informationen weiterzureichen, für persönliche Gespräche und um hineinzuhören, wie es Kolleginnen geht“, so Brandt.
Wärmstens ans Herz legen die beiden Referentinnen eine gemeinsame Morgenzeremonie: Das kann, wie sich beim MFA-Tag und ZFA-Tag zeigte, ganz unterschiedlich aussehen: Die einen setzen sich im Sozialraum zusammen, trinken einen Kaffee oder Tee und reden. Andere stellen sich wie Fußballer im Kreis auf und motivieren sich gegenseitig: „Können wir das schaffen? Ja, wir können das schaffen!“ Und ein Praxisteam erzählt, das sie morgens Musik hören, dazu tanzen – in Ausnahmen sogar auch schon mal mit Patienten.
Der Termin für den nächsten MFA-Tag und ZFA-Tag in München steht mit dem 28. Juni 2025 bereits fest, Anmeldungen sind bis Ende September möglich zum Frühbucherrabatt: www.mfa-tag.de
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